Cómo planificar el catering en un evento
Cómo hay que planificar el catering en un evento
por Pablo di Lullo, Gerente de Los Ciervos Catering,
www.losciervoscatering.com.ar
Por dónde empezar a la hora de elegir el catering? Qué platos servir, y cuáles
son los ítems que cubre la contratación de este servicio? Pablo Di Lullo,
Gerente General de Los Ciervos Catering, aclara algunas de las dudas más comunes
con información básica para el momento de decidir.
Tanto la atención como una buena propuesta gastronómica servida en tiempo y
forma, son componentes básicos para lograr que el evento sea un éxito. Este
resultado se basará en una serie de detalles, que con tiempo se planifican y se
definen de antemano: lo que se desea se conjuga con lo que la empresa elegida
puede brindar.
Lo primero que hay que tener en mente es el objetivo del evento, este dato
ayudará a encontrar las respuestas a nuestras inquietudes. De acuerdo al tipo de
reunión que se realice se tendrá diferentes opciones de menues, armados y
distintos proveedores: desde los más económicos hasta los más elevados.
Luego, se empieza contactar a las empresas de servicios de catering, explicarles
a grandes rasgos los objetivos del evento, y solicitar un presupuesto. Los datos
que hay que tener antes de contactarlos son: tipo de reunión, fecha, cantidad de
asistentes, el menú y el tiempo estimado de duración del evento.
A la hora de contratar el catering, las referencias, la experiencia y la
trayectoria son puntos trascendentes que no pueden escaparse en la conversación
previa.
Posteriormente, se acuerda una degustación del menú, donde también se hablará de
la organización del evento. Este es un detalle fundamental, ya que además de
degustar los platos, puede uno tener un acercamiento a lo que será la
gastronomía el día de la fiesta.
5 preguntas básicas a la hora de planificar el catering en un evento
1. Definición: Qué es lo que quiero realizar? Una vez definido el
objetivo o la temática empezamos a trabajar en lo que será el evento, no es el
mismo servicio para un lanzamiento de producto, que para un aniversario o una
despida de un directivo de la Compañía.
2. Dónde realizar el evento? debemos tener en cuenta un espacio físico
adecuado al tipo de evento que queremos efectuar. Es clave que el servicio de
catering realice un relevamiento del lugar antes de haber contratado, en este
mismo se analizan las condiciones para la prestación tales como dimensiones,
conexiones trifásicas para los hornos, carga y descarga, etc.. De acuerdo a este
relevamiento se establece un menú ajustado a los requerimientos propios del
espacio físico. También se debe consultar si el lugar cuenta con estacionamiento,
aire acondicionado, grupo electrógeno y baños para discapacitados.
3. Cómo realizarlo? Es fundamental saber con qué presupuesto se cuenta
para empezar a diagramar el evento. El catering, el equipamiento técnico, la
ambientación y un buen show son puntos importantes a tener en cuenta para que el
acontecimiento sea un éxito.
4. Catering: antes de contratar no pueden faltar estas preguntas:
Cuáles son los servicios incluidos y los que no incluye; cuántas personas
trabajan y qué funciones cumplen; habrá una persona coordinando el evento?
Cuántos mozos asignan al evento? Se firma un contrato con la empresa donde las
partes se comprometen a ciertos actos? Consultar por platos especiales como ser:
vegetarianos, diabéticos ó celíacos.
5. Tiempo: de acuerdo a la duración del evento se debe armar el timming. Es
fundamental tener en cuenta los distintos momentos (videos, shows, discursos y
tandas de baile) ya que estarán ligados estrechamente con los tiempos
gastronómicos.
Y ahora sí, con estos detalles básicos pero necesarios comienza el gran desafío
de planificar todo para que ningún imprevisto pueda empañar el gran momento.
Servicios que debe incluir el Catering
· Asesoramiento, planificación y dirección del servicio.
. Relevamiento del espacio por personal idóneo.
· Armado, desarme y limpieza posterior del área de servicio.
· Equipamiento: mantelería, cristalería, cubiertos, vajilla, hielo, bebidas sin
alcohol.
· Coordinador, mozos, personal de armado, personal de cocina.
. Seguros del personal
· Transporte de la gastronomía